Cách Tra Cứu, In, Lấy Mã Vạch Hải Quan, Tờ Khai Thông Quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng khi lấy và in mã vạch hải quan, từ việc khai báo, kiểm tra thông tin đến in ấn đúng chuẩn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ mã vạch hải quan, cách thực hiện và những lưu ý quan trọng để tránh lỗi khi làm thủ tục thông quan.

1. Mã vạch hải quan là gì?

Mã vạch hải quan là mã định danh được sử dụng trong quản lý và giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu. Mã này được tạo từ dữ liệu khai báo hải quan, chứa các thông tin cơ bản như tên hàng, mã hàng, xuất xứ, trị giá và số container, phục vụ cho công tác kiểm tra và thông quan tại cửa khẩu.

Mã vạch hải quan thường được in trên tờ khai hải quan hoặc danh sách container, giúp cơ quan Hải quan tra cứu và đối chiếu thông tin nhanh qua hệ thống điện tử. Theo Công văn 8155/TCHQ-VNACCS ngày 30/06/2014 của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp được phép khai báo danh sách container trên hệ thống VNACCS và in mã vạch tờ khai để xuất trình tại khu vực giám sát hải quan, góp phần chuẩn hóa và đơn giản hóa quy trình thông quan.

Mã vạch hải quan là gì?

2. Vì sao cần kiểm tra mã vạch hải quan?

Kiểm tra mã vạch hải quan đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo thông tin lô hàng được khai báo chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định quản lý của cơ quan Hải quan. Việc kiểm tra này mang lại nhiều giá trị thiết thực trong quá trình giám sát và thông quan hàng hóa, cụ thể:

• Xác minh tính hợp pháp của hàng hóa: Đảm bảo lô hàng đã được khai báo và chấp thuận trên hệ thống hải quan.

• Làm rõ nguồn gốc xuất xứ: Cung cấp thông tin về nơi sản xuất, đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu.

• Hỗ trợ quản lý xuất nhập khẩu: Giúp kiểm soát luồng hàng, tình trạng hồ sơ và tiến độ thông quan.

• Kiểm soát trị giá và thuế: Là căn cứ đối chiếu để áp thuế đúng quy định, hạn chế sai sót và gian lận.

• Tiết kiệm thời gian xử lý: Giảm thao tác thủ công, hạn chế lỗi phát sinh và rút ngắn thời gian làm thủ tục.

3. Cách lấy mã vạch hải quan chi tiết, cập nhật 2025

3.1 Lấy và in mã vạch online qua hệ thống Tổng cục Hải quan

Việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan online là bước quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa, giúp cơ quan Hải quan và đơn vị khai báo kiểm soát nhanh thông tin lô hàng, phương tiện và trạng thái xử lý tờ khai. Toàn bộ thao tác được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống điện tử của Tổng cục Hải quan, rút ngắn thời gian làm thủ tục tại cảng và hạn chế sai sót hồ sơ.

3.1.1. Lấy mã vạch tờ khai hải quan online

Để lấy mã vạch tờ khai hải quan, doanh nghiệp hoặc đơn vị khai báo thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập website của Tổng cục Hải quan để thực hiện khai báo tờ khai điện tử. Sau khi hoàn tất, vào mục “Khai báo Container” để bổ sung đầy đủ danh sách container theo lô hàng.

• Bước 2: Cài đặt và sử dụng một trong các phần mềm khai báo được Hải quan chấp nhận như VNACCS/VCIS, FPT.TQDT hoặc ECUS

• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin tờ khai theo quy định, gửi dữ liệu lên hệ thống Hải quan và chọn chức năng “Nhận kết quả” để chờ phản hồi xử lý “được” hay “không” từ cơ quan Hải quan.

• Bước 4: Khi bước 3 được hệ thống chấp nhận, người khai thực hiện thao tác “Nhận kết quả” hai lần. Lần đầu nhằm lấy mã số tiếp nhận của cơ quan Hải quan. Sau khoảng 10-15 phút, hệ thống sẽ trả về số tờ khai hải quan chính thức. Tiếp tục chờ thêm khoảng 1 tiếng, người khai thực hiện lại thao tác “Nhận kết quả” để nhận kết quả phân luồng tờ khai (xanh, vàng hoặc đỏ). Khi đã có kết quả phân luồng, tiến hành in mã vạch tờ khai hải quan và mang đến cảng để làm thủ tục nhận hàng. Thời gian xử lý tại cảng nhanh hay chậm phụ thuộc trực tiếp vào loại luồng mà tờ khai được phân.

• Bước 5: Sau khi có kết quả phân luồng (xanh, vàng hoặc đỏ), tiến hành in mã vạch tờ khai hải quan và chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cảng.

Bản in mã vạch tờ khai cần được mang theo khi làm việc với Chi cục Hải quan, kèm bộ hồ sơ giấy đã được xác nhận đầy đủ để hoàn tất quá trình thông quan và lấy hàng.

Lấy mã vạch tờ khai hải quan online

Lưu ý về phân luồng tờ khai:

• Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan nhanh, thủ tục đơn giản.

• Luồng vàng: Cần bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ giấy.

• Luồng đỏ: Vừa kiểm tra hồ sơ, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng.

3.1.2. In mã vạch tờ khai hải quan khi đã thông quan

Sau khi tờ khai được thông quan, việc in mã vạch được thực hiện trực tiếp trên Cổng thông tin Hải quan theo quy trình sau:

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Hải quan theo đường link: https://www.customs.gov.vn/default.aspx

• Bước 2: Chọn chức năng In bảng kê phương tiện chứa hàng.

Bước 2

• Bước 3: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 3

• Bước 4: Nhập số tờ khai hải quan.

Bước 4

• Bước 5: Nhập mã cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai.

Bước 5

• Bước 6: Nhập ngày đăng ký tờ khai.

Bước 6

• Bước 7: Nhấn Lấy thông tin để hệ thống hiển thị dữ liệu liên quan.

• Bước 8: Chọn mã vạch cần in, lưu file và in ra để sử dụng khi làm thủ tục nhận hàng.

Việc in đúng và đầy đủ mã vạch tờ khai giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu tại cảng diễn ra nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi và hạn chế phát sinh vướng mắc trong khâu thông quan.

4. Lấy và in mã vạch hải quan qua phần mềm ecus

Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm ECUS5 bằng tài khoản đã được cấp.

• Bước 2: Mở tờ khai hải quan cần lấy mã vạch trong danh sách tờ khai đã gửi.

• Bước 3: Chuyển sang Tab 5, Kết quả xử lý tờ khai để theo dõi phản hồi từ hệ thống Hải quan.

• Bước 4: Chọn chức năng Lấy danh sách container để cập nhật thông tin phương tiện chứa hàng.

• Bước 5: Nhấn Ghi/OK để lưu dữ liệu.

• Bước 6: Chọn Lấy thông tin, nhập mã PIN Token chữ ký số, đăng nhập và xác nhận Yes để gửi yêu cầu lấy kết quả.

• Bước 7: Thực hiện thao tác XNK / Đóng / XNK / Đóng theo trình tự để hoàn tất quá trình đồng bộ dữ liệu.

• Bước 8: Chọn In tờ khai, xuất dữ liệu ra file Excel và hoàn tất việc in mã vạch.

Sau khi gửi yêu cầu lấy thông tin, hệ thống sẽ trả về kết quả xử lý. Trường hợp chưa có phản hồi, tờ khai vẫn đang trong quá trình xử lý và hàng hóa chưa được thông quan. Khi hệ thống trả về mã vạch tờ khai, người khai tiến hành in và sử dụng bản in này để làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc làm việc với Chi cục Hải quan.

Lấy và in mã vạch hải quan qua phần mềm ecus

5. Cách in mã vạch tờ khai hải quan không bị lỗi

Sau khi tờ khai được thông quan, người khai thực hiện in mã vạch trực tiếp trên hệ thống VNACCS theo các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống VNACCS bằng tài khoản đã đăng ký.

• Bước 2: Vào nghiệp vụ IV. Lấy kết quả phân luồng, thông quan.

• Bước 3: Chọn tờ khai cần in, nhấn Lấy kết quả.

• Bước 4: Khi mã vạch hiển thị, nhấn biểu tượng in để in ra giấy.

Lưu ý: Chỉ in khi tờ khai đã thông quan, sử dụng giấy A4 và máy in đảm bảo mã vạch rõ nét để tránh lỗi khi làm thủ tục tại cảng.

Cách in mã vạch tờ khai hải quan không bị lỗi

>>> Xem thêm: Cách Tạo Mã Vạch Cho Sản Phẩm Miễn Phí Trực Tuyến Online

6. Những lưu ý khi lấy và in mã vạch hải quan

Để quá trình lấy và in mã vạch hải quan diễn ra thuận lợi, tránh lỗi phát sinh khi làm thủ tục tại cảng, người khai cần chú ý một số điểm quan trọng trong quá trình khai báo, in ấn và sử dụng mã vạch.

• Cài đặt đúng font chữ mã vạch: Máy tính cần được cài đặt font mã vạch chuyên dụng, phổ biến là Barcode 39, nhằm đảm bảo mã vạch hiển thị đúng chuẩn và máy quét có thể đọc chính xác.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi tạo mã vạch: Toàn bộ dữ liệu trên tờ khai cần được rà soát cẩn thận trước khi gửi. Sai sót thông tin có thể dẫn đến việc khai lại, gây chậm tiến độ thông quan.

• Nhập chính xác thông tin hàng hóa: Nội dung thể hiện trên mã vạch phải trùng khớp với hàng hóa thực tế và bộ chứng từ đi kèm. Sự không đồng nhất dễ khiến lô hàng bị giữ để kiểm tra.

• Bảo quản và lưu trữ mã vạch hợp lý: Mã vạch sau khi in cần được giữ sạch, phẳng, rõ mực. Đồng thời nên lưu bản điện tử để chủ động in lại khi cần.

• Cập nhật phần mềm khai báo thường xuyên: Sử dụng phiên bản phần mềm mới giúp đảm bảo khả năng kết nối ổn định với hệ thống Hải quan và hạn chế lỗi kỹ thuật.

• Tuân thủ thời hạn sử dụng mã vạch: Mã vạch hải quan chỉ có hiệu lực trong thời gian nhất định, thông thường khoảng 15 ngày kể từ ngày khai báo. Người khai cần hoàn tất thủ tục nhận hàng trong thời hạn này để tránh phải thực hiện lại từ đầu.

Nắm rõ quy trình lấy và in mã vạch hải quan giúp doanh nghiệp chủ động hồ sơ, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế phát sinh chi phí. Nếu bạn cần tư vấn thêm về mã vạch, giải pháp in ấn hoặc hỗ trợ nghiệp vụ liên quan, hãy liên hệ AsiaBarcode để được hướng dẫn chi tiết và kịp thời.

 

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI ASIABARCODE

Địa chỉ: 766/18, Lạc Long Quân, Tân Bình, TP Hồ Chí Minh 

Hotline: 0867 886 811         |        Email: baobiasiavn@gamil.com

Mực In Mã Vạch | Tem Cuộn | Giấy In Nhiệt | Giấy In Mã Vạch