Cách Đăng Ký Mã Vạch Cho Sản Phẩm, Tạo Mã Vạch Online Chuẩn

Đăng ký mã vạch cho sản phẩm là bước quan trọng giúp hàng hóa lưu thông hợp pháp và quản lý hiệu quả. Bài viết hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký mã vạch trực tiếp, đăng ký mã vạch sản phẩm online và cách tạo mã vạch online chuẩn, dễ áp dụng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

Phân biệt đăng ký mã vạch và tạo mã vạch

Mã vạch thường có 2 loại chính: Mã vạch 1D và mã vạch 2D.

Theo Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, mã số là dãy số dùng để định danh tổ chức, cá nhân hoặc sản phẩm; mã vạch là hình thức thể hiện mã số dưới dạng ký hiệu để thiết bị quét đọc.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

• Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm là thủ tục pháp lý bắt buộc khi sử dụng mã GS1
• Tạo mã vạch cho sản phẩm là bước kỹ thuật sau khi đã được cấp và phát hành mã số

Cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm theo quy định pháp luật hiện hành

Đăng ký mã vạch cho sản phẩm là thủ tục do Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam) quản lý, trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ.

Theo các quy định tại  Nghị định 132/2008/NĐ-CP, Nghị định 74/2018/NĐ-CP, Nghị định 13/2022/NĐ-CP và Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, tổ chức, cá nhân khi sử dụng mã số mã vạch có tiền tố quốc gia Việt Nam (893) phải thực hiện đăng ký và chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký mã vạch sản phẩm theo hai hình thức:

• Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến GS1 Việt Nam
• Đăng ký mã vạch sản phẩm online thông qua Cổng thông tin điện tử quản lý mã số mã vạch (VNPC)

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến GS1 Việt Nam

Với hình thức này, doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, bao gồm:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu
• Danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã GTIN
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật)

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện các bước:

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại GS1 Việt Nam hoặc gửi qua đường bưu điện

Bước 2: Cơ quan quản lý tiếp nhận và thẩm định hồ sơ

Bước 3: Doanh nghiệp nộp phí cấp mã số mã vạch theo quy định

Bước 4: GS1 Việt Nam cấp mã doanh nghiệp

Bước 5: Doanh nghiệp kê khai và phát hành thông tin sản phẩm

Bước 6: Sau khi sản phẩm được phát hành, doanh nghiệp tiến hành tạo mã vạch cho sản phẩm và in tem nhãn

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp chưa quen thao tác trên hệ thống điện tử hoặc cần hỗ trợ trực tiếp trong quá trình nộp hồ sơ.

Cách 2: Đăng ký mã vạch sản phẩm online qua Cổng thông tin điện tử (VNPC)

Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn do thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ và cập nhật thông tin sản phẩm.

Trình tự thực hiện gồm:

Bước 1: Doanh nghiệp tạo tài khoản trên Cổng thông tin điện tử quản lý mã số mã vạch (VNPC) của GS1 Việt Nam tại https://vnpc.gs1.gov.vn/

Bước 2: Kê khai thông tin doanh nghiệp và tải hồ sơ đăng ký theo mẫu điện tử

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch trực tuyến

Bước 4: Thực hiện nộp phí cấp mã theo hướng dẫn trên hệ thống

Bước 5: Gửi bản hồ sơ đến Trung tâm mã số mã vạch quốc gia

Bước 6: Nhận mã doanh nghiệp sau khi hồ sơ được phê duyệt

Bước 7: Kê khai, cập nhật và phát hành thông tin từng sản phẩm trên hệ thống

Bước 8: Sau khi sản phẩm được phát hành, doanh nghiệp tạo mã vạch cho sản phẩm để sử dụng trong in tem nhãn và lưu thông hàng hóa

Lưu ý: Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, sau khi được cấp mã số mã vạch, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm
• Cập nhật khi có thay đổi
• Duy trì hiệu lực mã số mã vạch theo quy định
• Việc tạo mã vạch online khi chưa đăng ký mã số mã vạch hoặc chưa phát hành sản phẩm không đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước.

Các loại mã số mã vạch doanh nghiệp được đăng ký

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp được cấp mã doanh nghiệp để sử dụng cho nhiều sản phẩm khác nhau. Các loại mã doanh nghiệp phổ biến gồm:

• Mã dùng cho tối đa 100 sản phẩm
• Mã dùng cho tối đa 1.000 sản phẩm
• Mã dùng cho tối đa 10.000 sản phẩm
• Mã dùng cho tối đa 100.000 sản phẩm

Việc lựa chọn loại mã cần căn cứ vào số lượng sản phẩm dự kiến sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Cách tạo mã vạch online cho sản phẩm chuẩn nhất

Để mã vạch được sử dụng ổn định trong quản lý, bán lẻ và phân phối hàng hóa, doanh nghiệp cần biết thao tác tạo mã vạch cho sản phẩm online. Dưới đây là các cách tạo mã vạch online đúng chuẩn, được trình bày theo form hướng dẫn thực tế, rõ ràng và dễ áp dụng.

Cách 1: Tạo mã vạch online cho ít sản phẩm

Dưới đây là các bước chi tiết để tạo mã vạch cho sản phẩm:

Bước 1: Truy cập website Barcode Generator

Bước 2: Tại mục “Linear Codes” chọn:

• EAN/UPC hoặc GS1 Barcodes: dùng cho sản phẩm đã hoặc sẽ đăng ký mã vạch cho sản phẩm với GS1.
• Code 128, Code 39…: dùng để quản lý nội bộ như quản lý kho, mã SKU, bán hàng trong phạm vi cửa hàng.

Về EAN/UPC hoặc GS1 Barcodes:

• Doanh nghiệp tiến hành đăng ký mã vạch sản phẩm online với GS1 Việt Nam để được cấp mã doanh nghiệp (tiền tố GS1).
• Sau khi hoàn tất đăng ký mã số mã vạch sản phẩm, doanh nghiệp tự phân bổ mã cho từng sản phẩm theo chuẩn EAN-13 hoặc EAN-8.
• Sử dụng công cụ tạo mã vạch online để chuyển dãy số đã đăng ký thành hình ảnh mã vạch dùng cho in ấn.
• Đây là phương án chuẩn nhất, bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào siêu thị, chuỗi bán lẻ lớn hoặc xuất khẩu.

Với phục vụ quản lý nội bộ:

• Không cần đăng ký với GS1.
• Dữ liệu mã vạch do doanh nghiệp tự đặt (SKU, mã nội bộ).
• Thường sử dụng các chuẩn như Code 128, Code 39.
• Mã vạch tạo theo cách này không thay thế cho việc đăng ký mã vạch sản phẩm và không đưa hàng vào siêu thị hoặc sàn thương mại điện tử lớn.

Bước 3: Tại ô “Data” nhập dãy ký tự cần mã hóa (có thể là mã số sản phẩm hoặc thông tin tùy ý) vào. Mã vạch preview sẽ tự động hiện.

Bước 4: Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn có thể nhấn vào biểu tượng cài đặt để điều chỉnh thêm các thông số cần thiết.

Bước 5: Trong phần cài đặt, bạn có thể điều chỉnh:

• Mode: Đơn vị kích thước (Pixel, Millimeter…).
• Module Width: Độ rộng vạch, quyết định kích thước mã vạch.
• Image Resolution (DPI): Độ phân giải ảnh, nên chọn 300 DPI khi in.
• Image Format: Định dạng file (JPG, PNG, SVG…).
• Image Rotation: Xoay mã vạch theo các góc 0–270°.
• Khác: Màu sắc và hiển thị chữ dưới mã vạch.

Sau đó ấn “Close”

Bước 6: Ấn “Download” để tải mã vạch về.

Ngoài sử dụng Online Barcode Generator (TEC-IT) để tạo mã vạch cho sản phẩm, doanh nghiệp có thể dùng Barcodes Inc – Barcode Generator, Icheck Scanner, Công cụ tạo mã vạch Barcode online,... 

Cách 2: Tạo mã vạch online theo lô cho nhiều sản phẩm cùng lúc

Cách này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều SKU, cần tạo và in mã vạch hàng loạt trong thời gian ngắn:

Bước 1: Truy cập Công cụ tạo mã vạch Barcode online Cloudify

Bước 2: Nhập danh sách mã sản phẩm trong 2 lựa chọn sau:

• Tại ô “Barcode” bạn chỉ cần nhập chuỗi số hoặc ký tự cần tạo mã vạch. Công cụ hỗ trợ tạo nhiều mã cùng lúc bằng cách nhập mỗi mã trên một dòng, giúp tiết kiệm thời gian khi xử lý số lượng lớn.
• Tại ô “Barcode sản phẩm” điền đầy đủ thông tin như tên sản phẩm, mã code, giá bán để hiển thị trực tiếp kèm theo mã vạch.

Bước 3: Chọn loại barcode (Code 128, EAN-13…).

Bước 4: Tùy chỉnh kích thước, layout, màu sắc.

Bước 5: Nhấn vào “Tạo mã Barcode” để xuất file để in hoặc lưu trữ.

Cloudify phù hợp với:

• Doanh nghiệp đã đăng ký mã vạch cho sản phẩm và cần in tem số lượng lớn.
• Cửa hàng bán lẻ, kho hàng, chuỗi phân phối.

Chi phí, thời gian và nghĩa vụ khi đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Chi phí đăng ký mã vạch cho sản phẩm được thực hiện theo Thông tư 232/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai khoản chi phí bắt buộc: phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì hằng năm.

• Phí cấp mã số mã vạch được nộp một lần khi đăng ký: Mức phí phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp mà doanh nghiệp lựa chọn, tương ứng với số lượng sản phẩm tối đa được phép sử dụng mã.
• Sau khi được cấp mã doanh nghiệp: Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp phí duy trì hằng năm để tiếp tục sử dụng mã số mã vạch. Trường hợp không nộp phí duy trì đúng hạn, mã số mã vạch có thể bị tạm ngừng hiệu lực hoặc thu hồi theo quy định. Khi mã bị thu hồi, toàn bộ mã vạch đã in trên bao bì sản phẩm không còn giá trị sử dụng.

Mức thu phí đăng ký và sử dụng mã số mã vạch như sau:

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300.000

Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài:

STT	Phân loại	Mức thu
1	Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500.000 đồng/hồ sơ
2	Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm	10.000 đồng/mã

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí):

STT	Phân loại phí	Mức thu
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1
1.1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm)	500.000
1.2	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm)	800.000
1.3	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm)	1.500.000
1.4	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm)	2.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	200.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	200.000

Xem thêm chi tiết đối tượng và khoản phí thu phí đăng ký sử dụng tại đây

Về thời gian xử lý hồ sơ, trong điều kiện hồ sơ đầy đủ và kê khai chính xác:

• Cơ quan quản lý tiếp nhận và thẩm định hồ sơ trong vài ngày làm việc
• Doanh nghiệp được cấp mã doanh nghiệp sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính
• Thời gian phát hành sản phẩm phụ thuộc vào việc kê khai của doanh nghiệp trên hệ thống
• Nếu hồ sơ sai, thiếu hoặc kê khai không đúng, thời gian xử lý sẽ kéo dài do phải bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu của GS1 Việt Nam.

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, sau khi được cấp mã số mã vạch  doanh nghiệp có nghĩa vụ bắt buộc trong suốt quá trình sử dụng mã số mã vạch:
Kê khai và cập nhật đầy đủ thông tin sản phẩm

• Điều chỉnh thông tin khi có thay đổi về bao bì, quy cách, tên sản phẩm
• Ngừng sử dụng mã vạch đối với sản phẩm đã ngừng  kinh doanh
• Duy trì hiệu lực mã số mã vạch theo quy định

Những lỗi hay gặp khi đăng ký mã vạch online qua hệ thống VNPC

Trong quá trình đăng ký mã vạch sản phẩm online qua hệ thống VNPC, doanh nghiệp thường gặp các lỗi sau:

• Hiểu sai về phạm vi đăng ký mã vạch

Nhiều doanh nghiệp cho rằng mỗi sản phẩm phải đăng ký một mã riêng. Thực tế, doanh nghiệp đăng ký mã doanh nghiệp, sau đó tự tạo mã cho các sản phẩm thuộc quyền quản lý của mình.

• Không kê khai hoặc chưa phát hành sản phẩm

Doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp nhưng không thực hiện bước kê khai và phát hành sản phẩm theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

Hệ quả là mã vạch khi quét không hiển thị thông tin.

• Kê khai thông tin sản phẩm không chính xác

Các lỗi thường gặp gồm: Tên sản phẩm không thống nhất với nhãn hàng hóa; quy cách đóng gói không đúng thực tế; thiếu thông tin bắt buộc theo hệ thống
Những sai sót này có thể khiến sản phẩm không được phát hành hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần.

• Tạo và in mã vạch trước khi hoàn tất đăng ký

Một số doanh nghiệp tạo mã vạch online và in tem nhãn trước khi được cấp mã số mã vạch hoặc trước khi phát hành sản phẩm. Khi đó, mã vạch in ra không có giá trị sử dụng hợp lệ.

AsiaBarcode – Đơn vị cung cấp giải pháp tem nhãn và vật tư in mã vạch chuyên nghiệp

Sau khi hoàn tất đăng ký mã vạch cho sản phẩm theo quy định, doanh nghiệp cần sử dụng mã vạch trong thực tế thông qua việc in tem và dán lên bao bì hàng hóa. Ở giai đoạn này, nhiều vấn đề có thể phát sinh nếu mã vạch được in không đúng kỹ thuật.

Thực tế cho thấy, có trường hợp mã số mã vạch đã đăng ký hợp lệ nhưng:

• Mã vạch in ra khó quét hoặc không quét được
• Kích thước mã vạch không phù hợp với bao bì
• Chất liệu tem nhãn hoặc mực in không đảm bảo độ tương phản

Để hạn chế các vấn đề trên, doanh nghiệp cần hiểu rõ yêu cầu kỹ thuật của mã vạch khi in tem, từ việc tạo mã vạch đúng chuẩn đến lựa chọn vật liệu in phù hợp với điều kiện sử dụng.

Thông qua bài viết, AsiaBarcode giúp doanh nghiệp hiểu rõ mối liên hệ giữa đăng ký mã vạch đúng quy định và in tem mã vạch đúng kỹ thuật, từ đó sử dụng mã vạch hiệu quả trong quản lý và lưu thông sản phẩm. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu triển khai  in tem mã vạch trong thực tế, AsiaBarcode hiện cung cấp tem cuộn, mực in mã vạch và nhãn RFID cho doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ và logistics.

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI ASIABARCODE

Địa chỉ: 766/18, Lạc Long Quân, Tân Bình, TP Hồ Chí Minh 

Hotline: 0867 886 811         |        Email: baobiasiavn@gamil.com

Mực In Mã Vạch | Tem Cuộn | Giấy In Nhiệt | Giấy In Mã Vạch